Door Monique van Amelsvoort, Hoofd Bureau Concerncontrol en lid van de Directieraad van de BAR-organisatie.
Over de BAR organisatie
De BAR-organisatie is op 1 januari 2014 operationeel geworden, als de ambtelijke ondersteuning van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. De gemeenten zijn op bestuurlijk niveau zelfstandig gebleven, maar hebben de ambtelijke uitvoering dus samengevoegd. De BAR-organisatie bestaat uit 8 domeinen, 24 afdelingen en ruim 800 medewerkers. Op het hoogste niveau functioneert het Directieteam, bestaande uit de 3 gemeentesecretarissen, het hoofd van het Bureau Concerncontrol en de Directiesecretaris
OO model is basis voor Concernperspectief
In 2014 heeft de Directieraad zijn visie vastgelegd in het “Concernperspectief 2014 – 2018”. Hiervan is een placemat gemaakt op A3 formaat. De basis vormt het Overheidsontwikkelmodel van de Bestuursacademie Nederland, het OO model.
We hebben voor dit model gekozen omdat het veel meer toegespitst is op de overheid, dan het vergelijkbare INK-model. Wij vonden het belangrijk om een goed en eenvoudig model te gebruiken voor het opstellen van de concernvisie en de afdelingsplannen. Zo wordt je als manager gedwongen om aan alle facetten van je afdeling aandacht te schenken. Niet alleen aan het onderdeel medewerkers maar ook aan minder voor de hand liggende zaken als de processen, de informatiefunctie en de strategie van je afdeling. Het OO model voldoet hier heel erg goed aan. Het is eenvoudig en opgebouwd uit herkenbare onderdelen, waarmee je feitelijk alles in de organisatie raakt.
Implementatie
We zijn in 2014 vooral begonnen op directieniveau. De organisatie heeft een aantal jaren nodig gehad om “tot rust te komen”. Er is namelijk nog al iets wat op de medewerkers en de managers afgekomen. Niet alleen de fusie van de drie ambtelijke organisaties, het werken voor drie gemeentebesturen en een integratie van systemen, maar we hebben ook meteen maar het “plaats en tijd onafhankelijk werken” ingevoerd. Dit had een ingrijpende verhuizing en aanpassing van de gemeentehuizen tot gevolg. Nu de organisatie enigszins tot rust is gekomen, willen we in 2017 een doorstart maken met jaarplannen. Maar dan minder vrijblijvend dan tot nu toe en ook nu weer op een A3 format van het OO model.
SBF excellente dienstverlening auditen
Ten slotte willen we vanuit Concerncontrol in 2017 specifiek inzoomen op één van de vijf succesbepalende factoren van het “Concernperspectief 2014 – 2018”, de excellente dienstverlening. We willen hiervoor een auditmodel ontwikkelen, ook gebaseerd op het OO model. De bedoeling is dat we de afdelingen concrete handvatten aanreiken welke resultaten van hen worden verwacht als het gaat om excellente dienstverlening. En waardoor we ook kunnen toetsen of de resultaten daadwerkelijk zijn gehaald.
Kortom, we hebben veel ambitie, gedrevenheid en plannen. Het OO model kan ons helpen om de integraliteit tussen dit alles te waarborgen.
